L’espace d’accueil d’une entreprise fait office de véritable vitrine en ce qu’elle véhicule l’image de la société : mobilier, style et décoration contribuent en effet à la première impression des clients comme des futurs partenaires aux salariés.
Poste de travail à part entière, l’espace d’accueil doit ainsi être aménagé en fonction des activités que devra amener l’hôte ou hôtesse d’accueil ; qu’il s’agisse de renseigner la clientèle, d’assurer le secrétariat, le standard téléphonique ou la gestion des équipes, il doit être fonctionnel tout en tenant compte des impératifs esthétiques et de mobilité.
Une mobilité qui concerne également vos visiteurs, l’accessibilité devant être garantie aux personnes handicapées ou à mobilité réduite. Le comptoir d’accueil doit ainsi être ergonomique et pratique, assurant quotidiennement le confort des employés qui l’utilisent. L’esthétique : éclairage, matériaux, façades, couleurs etc. ne doit pas non plus être négligée puisqu’elle participe pleinement à la stratégie de communication de l’entreprise.
Afin de préserver la confidentialité des échanges, l’espace d’accueil doit être suffisamment éloigné des bureaux, salles de réunion, et plus généralement des différents espaces d’activités qui composent l’entreprise. Le calme est en effet indispensable à l’aménagement d’un espace d’accueil : veillez donc à ce qu’il soit à l’abri des nuisances sonores, les cloisons amovibles permettant ici d’assurer le confort acoustique indispensable aux activités propres à ce poste de travail.
L’espace d’accueil, en tant que lieu de passage, doit impérativement renseigner sur l’activité de votre entreprise : les accessoires de marketing en point de vente (MPV) de type présentoir doivent vous permettre de diffuser plaquettes de présentation, publicités et supports commerciaux divers portant sur les prestations effectuées par la société ou les actualités propres à votre secteur. L’entreprise peut également se doter d’un espace d’attente à proximité de l’accueil afin que les visiteurs puissent patienter dans un cadre agréable et convivial : outre les canapés et fauteuils d’accueil, pensez à installer des équipements de type fontaines à eau ou machines à café, ainsi que des éléments décoratifs choisis en fonction de votre image professionnelle.
En résumé, l’espace d’accueil est un élément stratégique pour l’entreprise : avant tout fonctionnel, il doit être pensé également en termes de confort et d’esthétique afin de marquer positivement l’ensemble des personnes appelées à fréquenter vos espaces de travail.
