Le déménagement de ses bureaux est généralement source de stress et de précipitation. Afin de réduire au maximum ces effets négatifs il est important de bien s’organiser. La rédaction d’une checklist des étapes incontournables permet de se sécuriser et de s’assurer que tout a été prévu en amont. Un bon moyen de ne rien oublier.
Cette checklist a pour but de lister chronologiquement l’ensemble des tâches à effectuer lors du transfert de son entreprise :
- Réaliser un audit des locaux
- Poser le préavis pour le bureau que l’on va quitter : la période peut aller jusqu’à six mois avec les baux commerciaux
- Envisager les travaux à effectuer dans les nouveaux locaux : permet de vérifier la disponibilité des éventuels prestataires
- Se soucier des éventuels travaux dus au propriétaire actuel
- Prendre contact avec l’entreprise chargée du déménagement
- Réunir le personnel afin de l’avertir du prochain déménagement et l’impliquer dans cette démarche
- Commencer à faire un tri des choses à déménager
- Inventorier le matériel à remplacer, choisir de nouveaux équipements
- Gérer l’étiquetage des biens : cela permet de savoir où va chaque bien dans le nouveau local
- Faire installer la nouvelle ligne téléphonique/Internet
- Effectuer les changements d’adresse
- Informer clients, fournisseurs et toutes les administrations concernées de votre déménagement
- Etablir des feuilles de route individuelles : elles exposent clairement ce que chaque employé doit faire dans le cadre du déménagement
- Désigner les personnes présentes lors du transfert
- Faire le grand ménage dans les nouveaux locaux : particulièrement utile s’il y a eu des travaux
- Faire l’inventaire du parc informatique : permet la traçabilité de chaque poste (il est préférable de faire appel à un prestataire)
- Mise en place d’une cellule de support : utile pour régler les problèmes qui peuvent survenir dans les jours qui suivent le déménagement (carton perdu, ligne internet non branchée, …)
